Hướng dẫn Vẽ đồ thị trong Excel – P.1

Hướng dẫn Vẽ đồ thị trong Excel – P.1

Học Excel - Cách vẽ đồ thị trong Excel

1. Đồ thị trong Excel là gì?

Đồ thị trong Excel là một trong những cách trình các số liệu khô khan thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó trong bảng tính Excel, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. 

Từ phiên bản Excel 2007 trở đi việc vẽ đồ thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như thế. Microsoft Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, bài viết này sẽ trình bày đầy đủ chi tiết cách vẽ đồ thị trong Excel Vẽ đồ thị trong Excel

Hình ảnh minh họa về Đồ thị trong Excel

Vẽ đồ thị trong Excel 

Hình ảnh minh họa một số dạng đồ thị trong Excel

Những đồ thị biểu diễn như trên,chỉ cần vài cú Click chuột là bạn đã có thể tạo ra được.

Đặc biệt trên phiên bản từ Excel 2007 trở đi, việc vẽ đồ thị, chỉnh sửa đồ thị, thiết lập thông số,… trở nên dễ dàng hơn các phiên bản Excel 2003 trở về trước.

2. Vẽ đồ thị trong EXCEL

Dưới đây là bảng Dữ liệu cần vẽ đồ thị. Yêu cầu: Vẽ đồ thị biểu đồ hình cột trong Excel mô tả sản lượng của các sản phẩm xuất khẩu trong các năm 2010, 2011, 2012. Vẽ đồ thị trong Excel

Để vẽ được đồ thị trong Excel cho bảng Dữ liệu trên ta làm như sau:

Bước 1: Quét toàn bộ khối Dữ liệu trong Bảng Dữ liệu đã cho

Bước 2: Chọn Insert –> Column Chart –> Chọn 1 Chart Style mà bạn muốn Sau khi bạn click vào Column, bạn sẽ thấy một số loại biểu đồ cột để lựa chọn.

Click vào Clustered Column, cột đầu tiên của biểu trong danh sách 2-D Column. Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại khi bạn ngừng con trỏ vào bất cứ biểu đồ nào. Các ScreenTip cũng sẽ cho bạn thấy thông tin của từng loại biểu đồ. (Giả sử ở đây mình chọn là 2-D Column)

Vẽ đồ thị trong Excel- Bước 1

Kết quả thu được như sau:

Vẽ đồ thị trong Excel- Bước2

Trên Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, việc thay đổi các kiểu đồ thị rất dễ dàng và trực quan được thể hiện ngay trên thanh Ribbon. Bạn có thể thay đổi Style dễ dàng với 1 đồ thị đã vẽ.

Trong phần Chart Tools, Bạn chọn Design –> Chart Style–> Chọn kiểu Style mà bạn thích (Giả sử ở đây mình chuyển từ Style 2- D Column sang Style 26), kết quả như sau:

Vẽ đồ thị trong Excel

 Và bạn cũng dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa hàng và cột dữ liệu trong Excel thể hiện trên Đồ thị, bằng cách:

Trong Chart Tools chọn Desgin –> Switch Row/Column.

Vẽ đồ thị trong Excel

3.Hiệu chỉnh  đồ thị Excel

Hiệu chỉnh Tiêu đề Đồ thị

Để chèn Tiêu đề của Đồ thị, trong Chart Tools bạn chọn Layout –> Chart Title và chọn kiểu hiển thị

• Centered Overlay Title: Title của Đồ thị sẽ được hiện lên trên và không cho phép thay đổi kích cỡ của đồ thị.

• Above Chart: Title của đồ thị sẽ được hiển thị ở phía trên vùng đồ thị và có thể thay đổi kích cỡ của đồ thị.

Hiệu chỉnh các trục

Khi làm việc với Đồ thị, đơn vị chia (khoảng cách chia) trên trục tung sẽ lấy giá trị mặc định. Để thay đổi giá trị đơn vị chia trên trục tung, bạn làm như sau:

Click chuột phải vào cột giá trị trên trục tung, chọn Format Axis

Cửa sổ Format Axis hiện ra, tại mục Major Unit bạn chọn 200.

Minimum Xác định giá trị nhỏ nhất trên trục (giá trị khởi đầu)

Maximum Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá trị kết thúc)

Major unit Xác định giá trị các khoảng chia chính trên trục.

Minor unit Xác định giá trị các khoảng chia phụ trên trục.

Giả sử trong trường hợp này, chọn giá trị lớn nhất trên trục là 1000 và khoảng chia chính trên trục là 200 đơn vị.

Kết quả như sau:

Vẽ đồ thị trong Excel

 Hiệu chỉnh chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,…

Tùy theo kiểu đồ thị đang xử lý mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh các loại tiêu đề của kiểu đồ thị đó.

Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung) vào Chart Tools–> Layout –> Labels –> Axis Titles –> lựa chọn kiểu từ danh sách

Vẽ đồ thị trong Excel 

Có rất nhiều loại đồ thị trong Excel:

Column: Đồ thị Dạng cột

Line: Đồ thị Dạng đường

Pie: Biểu đồ hình tròn

Bar: Biểu đồ thanh

Area: Biểu đồ vùng miền

XY (Scatter): Biểu đồ XY (Phân tán)

Stock: Biểu đồ chứng khoán

Bubble: Biểu đồ bong bóng

 Radar: Biểu đồ radar

…

Để thay đổi được Loại đồ thị biểu diễn, trên thanh Chart Tools , chọn Design –> Chọn Change Chart Type –> kiểu đồ thị .

 Kết quả:

Vẽ đồ thị trong Excel

Di chuyển đồ thị trong Excel

Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị di chuyễn, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều.

Giữ trái chuột và di chuyển đồ thị đến nơi khác.

Thay đổi kích thước đồ thị  trong Excel

Đồ thị là Embedded Chart, hhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thước, khi đó xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm.

Di chuyển chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vô tâm đồ thị để thu nhỏ và hướng ra ngoài để phóng to.

Sao chép đồ thị trong Excel

Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím <Ctrl+C> để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và nhấn <Ctrl+V> để dán đồ thị vào.

Xóa đồ thị Excel

Chọn đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị. Để xóa Chart Sheet, trước tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đó nhấp phải chuột và chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh.

 In đồ thị Excel

- In đồ thị cũng giống như in các đối tượng khác của Excel lưu ý Print Preview trước khi in để đảm bảo trang in được trọn vẹn nội dung.

- Nếu bạn muốn in đồ thị thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thị và nhấp nút Print để in, khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thị mà bạn đang chọn

Hướng dẫn Vẽ đồ thị trong Excel – P.1 - Lukhachdem Blog

Theo: Hocexcel.org

Xem Thêm: Hướng dẫn Vẽ đồ thị trong Excel – P.2

__________________________________________________ 

Lukhachdem Chúc Các Bạn 1 Ngày Thật Vui! 

Lukhachdem Blog LKD: http://lukhachdemit.blogspot.com/

Download tải Full Font tiếng việt cho máy tính khắc phục bị lỗi Font

Download tải Full Font tiếng việt cho máy tính khắc phục bị lỗi Font trong word 2007, 2010, 2013, lỗi font trong office word 2003,2007,2010,2013.

Download font tiếng Việt-Font VNI-VNI fonts-Font Unicode. Cài Font Full, font tiếng việt, font vntime, vni cho win7, win 8.Download Font VNI-Times Full - Cách cài đặt Font VNI.Download Bộ font VNI đầy đủ - Bộ chữ hỗ trợ Tiếng Việt.Tải Font tiếng Việt Full cho máy tính

Xin chào các bạn hôm nay Lukhachdem Blog xin chia sẻ với các bạn bộ Font Full - Font chữ đầy đủ giúp các bạn không còn bị lỗi Font khi đọc các văn bản từ nơi khác gửi đến

Thông thường khi download các file word trên mạng, hoặc file word không phải do bạn biên soạn thì rất dễ gặp phải trường hợp mở lên nhưng không đọc được do file word đó có bảng mã mà trong máy bạn không có. Điển hỉnh là font Vn-time và Vn-times 2 font này mặc định trong windows không có nê các bạn phải download về và thêm vào.

Để Download Full Font tiếng việt cho máy tính khắc phục bị lỗi Font các bạn tải qua link dưới nhé

Link Down Full Font tiếng việt :

Download tải Full Font tiếng việt

Hướng cách cài đặt Font chữ tiếng Việt cho máy tính

Sau khi bạn down về xong các bạn giải nén rồi copy toàn bộ Font chữ đó và Paste vào thư mục sau nhé :

C:\Windows\Fonts

Rất đơn giản. (Bạn có thể copy nhiều font chữ cùng 1 lúc để paste vào, và trong đây bạn cũng có thể xóa bất cứ font chữ nào mà bạn không còn muốn sử dụng nữa).

Đối với Win Vista thì sau khi copy Font chữ vào thư mục C:\Windows\Fonts thì bạn cần click chuột phải vào từng Font chữ tồi click Install (Win XP và Win 7 thì không cần bước này)

Chú ý : ở phiên bản Win7, bạn có thể dùng chức năng Install Font as Shortcut. Vì win7 có chức năng đó nên nó sẽ giảm thời gian khởi động máy vì chỉ cài shortcut của file font vào thư mục font mà không phải chép font thật sự. Vì khi bạn cài càng nhiều font trong thư mục system fonts sẽ làm cho windows khởi động chậm lại, và khi khởi động Photoshop cũng phải thêm vài chục giây.

Start -> Run -> đánh chữ Fonts vào, hoặc có thể vào bằng Start -> Control Panel ->Fonts,Sau khi vào thư mục Font thì chọn Font Setting

Rồi Check vào ô đó và save lại

Sau đó ban thử tắt file word và mở lại file word mà các bạn bị lỗi font không đọc được xem nhé .

Lukhachdem Blog / Chúc các bạn thành công !

Download tải Full Font tiếng việt cho máy tính khắc phục bị lỗi Font

__________________________________________________ 

Lukhachdem Chúc Các Bạn 1 Ngày Thật Vui! 

Lukhachdem Blog LKD: http://lukhachdemit.blogspot.com/

Thêm chú thích vào bảng tính trên Excel 2013

Khi thiết lập một bảng tính với hàng trăm, hàng ngàn ô số liệu, các ô số liệu này sẽ liên kết với nhau nhưng với số lượng lớn các ô như thế ngay cả bản thân bạn cũng có thể quên một số thông tin về ô đó như số liệu này nằm ở hồ sơ nào, chứng từ nào... 

Còn nếu bạn chia sẻ bản tính này với người khác thì vấn đề càng phức tạp hơn.

Để giải quyết vấn đề này, cách tốt nhất là thêm các chú thích vào các ô bảng tính. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn thêm các chú thích vào ô bảng tính trên Excel 2013 nằm trong bộ ứng dụng văn phòng MS Office 2013 mới nhất của Microsoft.

Thêm chú thích vào bảng tính trên Excel 2013

Công thức N() cho phép bạn thêm một chú thích ​​trực tiếp vào bên trong một ô bảng tính. Để sử dụng chức năng này bạn chỉ cần thêm một dấu cộng (+) vào cuối của công thức chính và sau đó nhập vào một chuỗi văn bản chú thích vào trong dấu ngoặc kép bên trong dấu ngoặc đơn (chi tiết xem hình bên dưới).

Khi đó, công thức trong bảng tính vẫn chạy bình thường nhưng bạn sẽ thấy nội dung chú thích bên trong thanh Funtion ở phía trên.

Thêm chú thích vào một ô bảng tính

Với tính năng này, khi rê chuột vào ô bảng tính một popup nhỏ sẽ hiển thị ngay ô bảng tính đó chứa nội dung mà bạn muốn chú thích. Chẳng hạn như trong ví dụ minh họa sẽ thực hiện một công thức lấy số ngẫu nhiên từ 1 đến 49 và khi ai đó rê chuột vào ô này, trình tự thực hiện việc lấy số ngẫu nhiên sẽ hiển thị để hướng dẫn người xem các thực hiện.

Để thêm chú thích vào ô bảng tính thì bạn chỉ việc chọn ô cần chú thích, từ thanh menu Ribbon phía trên chọn thẻ Review/New Comment hoặc sử dụng tổ hợp phím Shift+F2.

Ngay lập tức một popup nhỏ sẽ hiển thị ngay tại ô đó, bạn chỉ việc chỉnh sửa nội dung bên trong popup đó là được.

Khi đã chỉnh sửa xong, bạn chọn một ô bất kỳ ngoài ô vừa chọn để hoàn tất thao tác. Đối với những ô bảng tính có chèn chú thích thì sẽ xuất hiện một dấu tam giác màu đỏ ở góc trên bên phải của ô bảng tính.

Còn nếu bạn không muốn chú thích cho ô bảng tính đó nữa thì đơn giản bạn chỉ việc bấm phải chuột vào ô đó sau đó chọn Delete Comment.

Với thủ thuật trên, bạn có thể sử dụng để hướng dẫn học viên của mình trong việc thao tác trên bảng tính hoặc chú thích để tránh nhầm lẫn khi thực hiện các phép tính trên Excel.

Chúc bạn thành công!

Theo: Genk.vn

_________________________________________________ 

Lukhachdem Blog LKD: http://lukhachdemit.blogspot.com/

Thủ Thuật Văn Phòng

Thủ Thuật Văn Phòng

Chỉnh sửa, chia nhỏ và mã hóa file PDF trong Word 2013

Bạn đã có thể quên những cái tên lừng danh về chỉnh sửa file PDF đi khi phần mềm Word trong bộ Microsoft Office 2013 đã hoàn toàn có thể thay thế tất cả những nhu cầu của bạn về xử lý file PDF.

3 cách đơn giản mở file .docx trong Word 2003

Bạn thường nhận được tài liệu văn bản dạng .docx tuy nhiên máy tính của bạn lại chỉ được cài đặt Word 2003. Nếu không muốn mất thêm chi phí để nâng cấp bộ phần mềm Microsoft Office, bạn sẽ làm thế nào?

“Độc chiêu” duyệt văn bản trên Microsoft Office theo tab

Không giống như trình duyệt web với khả năng hiển thị các website trên từng tab riêng biệt, bộ phần mềm Office của Microsoft mở mỗi file trên một cửa sổ riêng biệt, điều này khiến thanh Taskbar trở nên lộn xộn nếu có nhiều file được mở. Office Tab sẽ giúp giải quyết vấn đề này.

Hướng dẫn sử dụng PowerPoint hiệu quả

Phần mềm tạo trình chiếu rất phổ biến Microsoft đã được sử dụng và “lạm dụng” bởi rất nhiều người, từ học sinh cấp 1 cho tới các nhà khoa học. PowerPoint đã được tạo ra từ rất lâu và cùng với đó là những bài hướng dẫn để giúp mọi người học và sử dụng phần mềm này.

Khắc phục 6 lỗi thường gặp trên slide PowerPoint

Còn gì có thể tồi tệ hơn khi bạn đang chuẩn bị báo cáo trước mọi người và bất ngờ phát hiện ra slide thuyết trình của mình dày công chuẩn bị xuất hiện những dấu hiệu rất không bình thường.

Không chỉ đơn thuần là lỗi chính tả ở một hoặc vài trang slide, mà những lỗi này rất nghiêm trọng và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ bài báo cáo của bạn. Sáu cách được nêu dưới đây là những cách nhằm giúp bạn tránh phải rơi vào những tình thế như vậy.

Không thể chạy chữ xung quanh hình

Không rõ vì một lý do nào đó, việc định dạng chữ xen lẫn giữa hình ảnh của PowerPoint luôn khó khăn hơn người anh em Word rất nhiều lần. Tuy nhiên nếu bắt buộc phải thực hiện điều này, bạn phải chọn cách làm thủ công nhất có thể, đó là tạo khoảng cách giữa các chữ để đặt ảnh vào giữa.

Để thực hiện được việc này, bạn cần đặt chữ và hình vào cùng một slide, chỉnh kích thước hình tùy ý, click phải vào hình và chọn Send to Back. Sau đó, tăng khoảng cách giữa các từ đè lên hình cho đến khi nào hình ảnh của bạn không còn bị che bởi chữ nữa. 

Tuy đơn giản, nhưng cách làm thủ công này khá mất thời gian và có một nhược điểm rất lớn, đó là bạn phải làm bước này cuối cùng, vì chỉ cần thay đổi bất kỳ thông số nào của chữ, bạn sẽ phải thực hiện lại việc chỉnh sửa khoảng cách giữa các từ để tạo ra khoảng trống cho hình.

Thay đổi Font chữ hàng loạt

Bạn muốn thay đổi font chữ mà bạn đã chọn cho cả slide thuyết trình của mình mà không phải mất công thực hiện thao tác này cho từng trang? Tất cả những gì bạn phải làm là nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Replace ở tab Home, chọn Replace Fonts và chọn font chữ mà bạn cần thay đổi.

Chọn phiên bản Powerpoint nào?

Một trong những tai nạn đáng tiếc nhất với những file PowerPoint nói riêng và Microsoft Office nói chung đó là việc bạn không thể mở file lên chỉ vì khác phiên bản. Như các bạn đều biết, giữa phiên bản Office 2003 về trước và 2007 về sau có rất nhiều sự thay đổi, mà thay đổi lớn nhất nằm ở định dạng của văn bản. 

Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra điều này ở đuôi của file, chẳng hạn như file .doc và file .docx. Vấn đề nằm ở chỗ trong khi những phiên bản Office 2007 trở về sau có thể đọc được cả định dạng mới và cũ, thì những phiên bản từ 2003 trở về trước không thể đọc được những file mới.

Nhằm tránh xảy ra tình trạng đáng tiếc này, cách tốt nhất là bạn hãy cẩn thận lưu cả hai định dạng mới và cũ. Ngoài ra, để PowerPoint có thể lưu slide của bạn mặc định ở định dạng cũ, bạn có thể vào Option của PowerPoint (Office > Powerpoint Option ở PowerPoint 2007 hoặcFile > Option ở PowerPoint 2010), chọn Save. Ở dòng Save file in this format, bạn chọnPowerPoint 97 – 2003.

Màu chữ không rõ ràng khi dùng máy chiếu

Khi phải trình chiếu slide của bạn thông qua máy chiếu, đặc biệt là những máy chiếu có chất lượng thấp, điều bạn phải chấp nhận là màu sắc hiển thị không thể hoàn hảo như trên màn hình máy tính, chưa kể đến những tác động tiêu cực do ánh sáng môi trường. Chính những điều đó có thể gây ra tình trạng chữ khó đọc do hòa lẫn vào màu nền.

Để tránh tình trạng này xảy ra, cách tốt nhất là bạn nên chọn những cặp màu font – nền có tính tương phản cao và dễ chịu cho mắt người xem. Tiêu biểu là bốn cặp màu: trắng – đen, đỏ - xanh da trời, xanh lá – hồng và xanh dương – vàng.

Font chữ bị thay đổi khi trình chiếu trên máy tính khác

Mất cả một khoảng thời gian rất lâu để chọn lựa font và màu sắc phù hợp cho slide thuyết trình của mình, nhưng khi mở bằng một máy tính khác, bạn bất chợt nhận ra đây không phải là font mà mình đã chọn. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của slide thuyết trình mà còn kéo theo cả những rắc rối về mặt trình bày, chẳng hạn như việc đặt hình vào giữa chữ được đề cập ở trên.

Để tránh gặp phải trường hợp này, cách tốt nhất khi lưu một slide thuyết trình, bạn nên nhúng cả những font chữ bạn đã dùng trong quá trình thiết kế slide, bằng cách vào mục Option của PowerPoint, chọn Save và đánh dấu chọn cho mục Embed fonts in the file.

File âm thanh trên slide không nghe được

Cũng như font, những file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng là những thứ có thể biến mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy tính khác. Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ đơn thuần là nhúng file âm thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint khác nhau đều có những cách thức chèn file âm thanh khác nhau, vì thế khi bạn nhúng một file âm thanh trong một slide PowerPoint 2010 thì ngay cả PowerPoint 2007 cũng có thể không đọc được.

Cách tốt nhất để mang một file âm thanh vào slide thuyết trình đó chính là link trực tiếp đến file âm thanh đó thay vì nhúng vào slide. Để làm việc này, trước tiên bạn phải tạo một folder chứa cả slide và những file âm thanh bạn dùng. 

Với PowerPoint 2007, vào phần PowerPoint Option, chọn mục Advanced, kéo xuống phần Save, tại mục Link sound with file size greater than, bạn hãy chỉnh sao cho thông số này nhỏ hơn dung lượng file audio nhỏ nhất của bạn. Khác với PowerPoint 2007, phiên bản 2010 không có tùy chọn này, vì vậy mỗi khi chèn một file âm thanh, trong bảng Insert Audio, bạn chọn file mình cần bằng cách click chuột vào file đó, vào menu Insert nằm ở góc dưới bên phải của bảng và chọn Link to File. Từ đây, mỗi khi muốn di chuyển slide thuyết trình của mình, bạn chỉ việc copy cả một thư mục đi thì chắc chắn sẽ không xảy ra trường hợp thất lạc file âm thanh nữa.

Theo: QTM

Hướng dẫn sử dụng PowerPoint hiệu quả

Phần mềm tạo trình chiếu rất phổ biến Microsoft đã được sử dụng và “lạm dụng” bởi rất nhiều người, từ học sinh cấp 1 cho tới các nhà khoa học. 

PowerPoint đã được tạo ra từ rất lâu và cùng với đó là những bài hướng dẫn để giúp mọi người học và sử dụng phần mềm này.

Khách hàng của bạn ở bất kì nơi đâu và có thể ngồi một chỗ và xem các bản trình chiếu về sản phẩm rất nhàm chán. Hãy giúp cho người xem có được sự thoải mái và thực hiện theo những hướng dẫn đơn giản dưới đây để giúp cho bài trình chiếu của mình “có hồn hơn”.

Thu hút khán giả và “ghi điểm”

Bài thuyết trình của bạn đã hết và mọi người đứng dậy rời khỏi phòng. Bạn muốn họ nghĩ gì? Hãy nhớ rằng bạn là người nói đầu tiên và cũng là người kết thúc buổi thuyết trình.

Hãy nhớ rằng bạn đang là người dẫn dắt chứ không phải là các slide. Hãy xem tất cả các phần có ở mỗi slide như một đồ thị – giống như chữ và ảnh. Tránh không sử dụng những câu đầy đủ, hãy dùng những từ đơn và cụm từ ngắn để thể hiện ý tưởng và trình bày chúng qua các gạch đầu dòng hay các bullet-point.Cấu trúc slide cơ bản

Hãy nhớ sự tương phản: tối trên sáng; sáng trên tối. Hãy sử dụng 2 hoặc 3 kiểu và kích cỡ font chữ và chúng không được quá bé khiến người xem ở phía xa khó đọc. Bên cạnh đó, bạn cũng không nên sử dụng chữ in nghiêng, gạch chân hay chữ nhấp nháy. Bạn cũng nên sử dụng ít bóng đổ và các hiệu ứng văn bản khác.

Hãy tạo một cách an toàn bằng cách nhúng tất cả mọi thứ trong bài trình chiếu của mình: font chữ, hình ảnh và các mẫu đồ thị khác. Điều này sẽ khiến tăng kích cỡ của file trình chiếu nhưng chúng ta cũng không phải lo lắng vì có rất nhiều phần mềm và giải pháp có thể giải quyết được vấn đề này.

Ngoài ra, hãy giữ cho các biểu đồ đơn giản. Nếu một bảng hoặc đồ thị có quá nhiều mục, hãy chia nhỏ nó ra hoặc nghĩ tới một giải pháp khác là in chúng ra rồi phân phát cho mọi người theo dạng tờ rơi hoặc đăng lên trên mạng.

Thời gian là một yếu tố rất quan trọng – hãy giữ một tốc độ nhanh, nhưng không phải là quá nhanh khi trình chiếu slide. Chìa khóa để duy trì một tốc độ phù hợp là thực hành, thực hành và thực hành. Bạn nên tránh gây mệt mỏi cho người xem bằng cách giữ khoảng 2 hoặc 3 slide mỗi phút.

Một ngoại lệ đáng chú ý đối với hướng dẫn này cũng là một trong những thói quen tạo trình chiếu PowerPoint chúng tôi từng thấy: Các slide chỉ có một từ duy nhất, kết hợp với giọng nói của người trình bày có thể tạo được thành công lớn. Hiệu ứng giống như thôi miên. Bạn đã bao giờ thấy những trường hợp như vậy xảy ra chưa?Sử dụng video và ảnh để làm nổi bật thông điệp muốn gửi

Một trong những châm ngôn của người trình chiếu thâm niên là biểu diễn, không nói. Các bức ảnh – cho dù là ảnh tĩnh hay động – sẽ gây được sự chú ý của người xem và có thể gây ảnh hưởng tới bất kỳ bài trình chiếu nào. Tuy nhiên, hãy cẩn thận bởi chúng cũng có thể gây sao nhãng, chuyển hướng sự chú ý của mọi người khỏi những điểm cần thiết mà bạn đang cố gắng nhấn.

PowerPoint 2010 thêm những tính năng mới để chỉnh sửa ảnh và video. 2 trong số những tính năng này là khả năng gỡ background khỏi các bức ảnh và nén các bức ảnh và video. Tuy nhiên, bạn không thể gắn link vào video trên một website phiên bản 64 bit của Microsoft Office. Người dùng sẽ phải download file đó về và gắn nó vào bài trình chiếu của mình.

Cắt nền của một bức ảnh giờ đây được thực hiện gần như tự động khi bạn sử dụng tính năng rất thông minh Remove Background của PowerPoint 2010. Người dùng chỉ việc chọn ảnh, chọn thẻ Format dưới Picture Tools và kích vào Remove Background ở mục Adjust.

Người dùng cũng có thể tự mình chỉnh sửa cắt background bằng cách kéo đường viền của phần ảnh PowerPoint đã chọn cho bạn, và sử dụng các nút Mark Areas to Keep và Mark Areas to Remove. Tính năng này không thể chính xác như Adobe Photoshop hay các phần mềm chỉnh sửa ảnh khác, nhưng đối với hầu hết các bài trình chiếu, nó vẫn đủ để thỏa mãn người dùng.

Tính năng Remove Background của PowerPoint 2010

Để tạo bức ảnh đã được cắt thành background của slide, phải chuột vào nó và chọn Send to Back. Sau đó bạn có thể cho hộp thoại chữ xuất hiện ở trên cùng bức ảnh. Hãy chắc chắn rằng có đủ độ tương phản giữa chữ và ảnh nền để bất kì ai cũng có thể dễ dàng đọc chúng.

Ngoài ra, người dùng còn có thể giảm kích cỡ của bài trình chiếu bằng cách sử dụng lựa chọn Compress Media của PowerPoint: Chọn File → Info → Compress Media và chọn một trong 3 lựa chọn chất lượng được đưa ra. Nếu PowerPoint tìm thấy file đa phương tiện tỏng bài trình chiếu có khả năng gây ra vấn đề không tương thích, lựa chọn Optimize Compatibilitycó ở thẻ Info sẽ giải quyết vấn đề này.

Chọn một trong 3 mức độ nén để giảm kích cỡ của video, ảnh và các file đồ họa khác trong bài trình chiếu PowerPoint.Đừng quên diễn tập thử

Ngay cả khi bài trình chiếu chạy “mượt mà” khi chuẩn bị, người dùng vẫn nên kiểm tra chúng trước khi cuộc “phiêu lưu” thực sự bắt đầu ngay trên thiết bị lưu trữ mà bạn sử dụng để trình chiếu. Hãy nghĩ về những người ngồi ở phía xa nhất và gần nhất và ở cả 2 bên của phòng trình chiếu.

Đôi khi, việc chuẩn bị một cách toàn diện không ngăn chặn được các lỗi xảy ra. Thường xuyên có một kế hoạch dự phòng trong đầu đề phòng trường hợp bài trình chiếu bị lỗi. Bạn cũng có thể phải liên lạc bằng ánh mắt đối với người nghe. Đây là điều nên làm khi bạn diễn tập thử trước gương.

Theo: QTM

“Độc chiêu” duyệt văn bản trên Microsoft Office theo tab

“Độc chiêu” duyệt văn bản trên Microsoft Office theo tab

Không giống như trình duyệt web với khả năng hiển thị các website trên từng tab riêng biệt, bộ phần mềm Office của Microsoft mở mỗi file trên một cửa sổ riêng biệt, điều này khiến thanh Taskbar trở nên lộn xộn nếu có nhiều file được mở. 

Office Tab sẽ giúp giải quyết vấn đề này.

Phong cách duyệt nội dung theo từng tab riêng biệt trên 1 cửa sổ phần mềm đang trở nên thông dụng hơn, chẳng hạn các trình duyệt web, và mới đây nhất, phần mềm Yahoo! Messenger cũng đã nâng cấp, cho phép người dùng chat với nhiều người trên cùng 1 cửa sổ dưới dạng các tab riêng biệt. 

Sở dĩ, việc thu gọn lại thành các tab nằm trong 1 cửa sổ sẽ giúp tiết kiệm không gian trên thanh taskbar, thay vì hàng loạt các cửa sổ của phần mềm, thì giờ đây, tất cả đều nằm chung trong 1 cửa sổ phần mềm duy nhất. 

Mặc định, khi bạn mở hàng loạt các file Office khác nhau (Word, Excel, PowerPoint), mỗi file sẽ được mở trên từng cửa sổ riêng lẻ. Office Tab là phần mềm nhỏ gọn và miễn phí, sẽ cho phép người dùng mở các file văn bản (Word, Excel và PowerPoint) dưới dạng các tab riêng biệt trong cửa sổ của phần mềm, tương tự như khi duyệt web trên trình duyệt web.

Điều này cho phép tiết kiệm không gian trên thanh taskbar của Windows, cũng như cho phép người dùng chuyển đổi qua lại giữa các file đang mở để xem nội dung dễ dàng hơn, thay vì phải chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ như trước đây. Download phần mềm miễn phí tại đây hoặc tại đây. Phần mềm tương thích với cả Office 2003, 2007 và 2010.

Trong quá trình cài đặt, phần mềm sẽ cho phép người dùng chọn để áp dụng tính năng duyệt theo tab trên Word, Excel hoặc PowerPoint. Tại hộp thoại này (hình minh họa dưới), bạn có thể đánh dấu để chọn theo tùy ý.

 

Sau khi quá trình cài đặt kết thúc, hộp thoại tùy chỉnh của phần mềm ‘Office Tab Center’ sẽ hiện ra, hoặc bạn có thể kích hoạt từ shortcut của phần mềm từ bên ngoài desktop để mở hộp thoại này.

 

Tại đây, bạn có thể chọn phần mềm tương ứng (Word, Excel hoặc PowerPoint) để thay đổi thiết lập hiển thị các tab trên phần mềm này.

Mặc định, các tab của file đang mở sẽ được hiển thị bên dưới thanh công cụ của phần mềm đó. Chẳng hạn như Word với hình minh họa ở dưới đây.

 

Các file văn bản hiển thị dưới dạng tab trên phần mềm soạn thảo Word

 

Trong trường hợp bạn muốn thay đổi vị trí hiển thị này, tại hộp thoại ‘Office Tab Center’ ở trên, tại mục ‘Position’, bạn có thể chọn vị trí để hiển thị các tab, chẳng hạn đưa thanh tab xuống phía dưới cùng của cửa sổ soạn thảo, hoặc đưa sang cạnh trái, phải tùy ý muốn.

 

 

Trong trường hợp bạn thấy các tab hiển thị quá đơn điệu và khó nhận diệt, tại hộp thoại ‘Office Tab Center’, bạn chọn phần mềm cần sửa đổi, sau đó chọn mục ‘Style&Color’. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc và phong cách hiển thị của các tab theo ý muốn.

Chẳng hạn, tại mục ‘Tab Style’, phần mềm sẽ cung cấp 11 kiểu hiển thị thanh tab khác nhau, bạn có thể chọn 1 kiểu hiển thị thanh tab phù hợp với bạn nhất. Tại mục ‘Tab Font’ bên dưới, bạn có thể đánh dấu vào 2 tùy chọn, sau đó chọn kiểu font cũng như cỡ chữ cho tên file hiển thị trên tab.

Trong trường hợp muốn các tab trở nên khác biệt và dễ nhận diện hơn, đánh dấu vào mục ‘Tab Color’ ở bên dưới đó, sau đó chọn màu sắc để phân biệt giữa các tab đang được chọn với các tab còn lại.

 

Nhấn OK để lưu lại thiết lập, khởi động lại phần mềm Office để các thiết lập phát huy tác dụng. Bây giờ, các tab trên phần mềm Office sẽ được thay đổi phong cách và màu sắc đúng như bạn đã chọn, để trở nên rõ ràng và dễ sử dụng hơn.

 

 

Lưu ý: Bạn phải tự thiết lập lần lượt cho từng phần mềm khác nhau (Word, Excel và PowerPoint).

Ngoài việc tiện dụng trong việc tiết kiệm không gian trên thanh taskbar khi mở đồng thời nhiều file văn bản, Office Tab còn thực sự rất hữu dụng khi cung cấp các tính năng quản lý từng tab riêng biệt, tương tự như khi bạn quản lý các tab trên trình duyệt web.

Chẳng hạn, khi mở đồng thời nhiều file văn bản trên nhiều tab của Word, bạn có thể kích chuột phải vào 1 tab bất kỳ rồi chọn các chức năng hiện ra từ menu, chẳng hạn lưu file trên tab đó, mở hoặc đóng file… mà không cần phải chọn các chức năng này từ menu của phần mềm.

Tuy nhiên, vì đây chỉ là phiên bản miễn phí, cho nên người dùng không thể chọn các chức năng có kèm dấu * (chỉ dành cho phiên bản trả phí).

 

 

Một điều khá thú vị đó là hệ thống phím nóng để điều khiển các tab trên Office Tab hoàn toàn tương tự như hệ thống phím nóng trên trình duyệt web. 

Chẳng hạn, để đóng 1 tab, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+W, hay nhấn đúp chuột (hoặc chuột giữa) vào 1 tab để đóng tab đó hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+Tab để chuyển đổi qua lại giữa các tab hoặc bạn có thể dùng chuột kéo và thả để di chuyển vị trí giữa các tab trên danh sách tab đang mở hiện tại…

Điều này có nghĩa là nếu bạn vẫn thường xuyên sử dụng các phím nóng để điều khiển tab trên trình duyệt web, thì việc điều khiển các tab trên Office Tab cũng hoàn toàn dễ dàng và tiện lợi.

Đặc biệt, cũng tương tự như Firefox, trong trường hợp bạn đóng cửa sổ Office (Word, Excel hay PowerPoint) với nhiều file đang được mở trên các tab, phần mềm sẽ tự động hỏi bạn có muốn đóng cửa sổ phần mềm này hay không, hay chỉ muốn đóng tab hiện tại.

 

Để trở lại cách sử dụng Office như trước đây (mỗi file nằm trên 1 cửa sổ riêng biệt), bạn chỉ việc gỡ bỏ Office Tab như một phần mềm bình thường.

Có thể nói, với sự giúp đỡ của Office Tab, phong cách sử dụng phần mềm Office trở nên thuận lợi hơn rất nhiều, đặc biệt với những ai thường xuyên phải mở đồng thời nhiều file văn bản để cùng làm việc hoặc so sánh nội dung với nhau.

Theo: Dân Trí